Centraliser c’est simplifier

Une fois dématérialisées, les données collaborateurs sont rassemblées dans un portail RH collaboratif. Ce qui simplifie grandement chaque nouvel acte administratif.

Le travail de saisie des données est fastidieux et source d’erreurs. En entreprise, cette saisie des données doit par contre rester dans les mains de la Fonction RH, afin de garantir la protection et la sécurité de ces données. Les nouveaux outils de gestion informatisés permettent de simplifier ces tâches.

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises sont encore confrontées à un éparpillement de leurs données collaborateurs. Les fichiers Excel sont couramment utilisés (liste d’adresses, prêt de matériel, échéances de permis de travail, gestion des places de parc, etc.). A cela, il faut ajouter encore de nombreuses données sur papier (contrats, certificats maladie, rapport d’entretien d’évaluation, etc.). Enfin, si ces données ont déjà été numérisées, elles sont souvent difficilement accessibles car localisées dans des logiciels souvent incompatibles (paie, gestion des temps notamment).

Portail collaboratif

La première étape est donc de digitaliser toutes les données de l’entreprise (voir notre article : numériser les dossiers collaborateurs : socle incontournable de la digitalisation RH). La seconde étape sera de centraliser toutes ces données dans un portail collaboratif RH. Dans la solution HR Café, ce portail joue le rôle d’une centrale de stockage, avec la possibilité d’extraire les données selon les besoins.

Prenons l’exemple d’un changement d’adresse. Le collaborateur annonce lui-même ses nouvelles coordonnées postales directement dans le portail RH. Ces informations sont ensuite validées par le RH et seront automatiquement modifiées dans chaque document qui contient l’adresse du collaborateur. Cette centralisation réduit donc le temps consacré à la saisie et réduit grandement les risques d’erreur.

Garder la main

Comme ces tâches à très faible valeur ajoutée sont assurées par le logiciel HR Café, le manager RH peut se consacrer à l’accompagnement des collaborateurs et de la direction. Il garde toutefois la main sur la gestion administrative puisque c’est lui qui valide et qui pilote les tâches depuis son cockpit personnalisé.

Notons enfin que dans un environnement législatif de plus en plus exigeant en matière de protection des données, être en mesure d’accéder facilement – et en tout temps – à toutes les données collaborateurs de l’entreprise permet non seulement d’économiser du temps et des ressources, mais aussi de garantir la sécurité et la confidentialité des données de ses collaborateurs.

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