Swissdec 5 : que faire ?

Dès janvier 2025, Swissdec 5 deviendra la norme standard en matière de traitement des salaires. Avec des améliorations en matière de sécurité, conformité et efficacité, cette évolution impacte directement les pratiques RH. Cet article résume les principales adaptations à prévoir pour faire face de manière fluide à ce changement.  

Qu’est-ce que Swissdec ? 

Swissdec est une association suisse qui gère la norme ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren ou Procédure Unifiée de Communication des Salaires [PUCS]), utilisée pour l’échange standardisé et sécurisé de données salariales entre entreprises et autorités, comme les assurances sociales, caisses de pension ou les administrations fiscales. Elle facilite les déclarations électroniques tout en garantissant conformité et fiabilité. Swissdec délivre les certifications qui permettent de garantir qu’un logiciel respecte l’ensemble des exigences de la norme.  

Pourquoi Swissdec 5 ?  

Depuis 2013, la norme ELM V4.0 est largement utilisée. Celle-ci est progressivement remplacée par la version 5.0 qui devient la norme de référence dès janvier 2025. Swissdec a établi un planning précis afin d’accélérer le passage de tous les acteurs à la version 5.0 :  

• 31.12.2024 : ​Objectif : tous les systèmes ERP sont certifiés ELM 5.0.  

• 31.12.2025 : Dernière transmission possible des décomptes d’impôt à la source ELM 4.0 

• 30.06.2026 : Dernière transmission ELM 4.0 possible pour tous les autres domaines 

Avec cette nouvelle version, des adaptations importantes sont nécessaires en lien avec le décompte de l’impôt à la source afin de répondre aux exigences légales en vigueur. Un des objectifs majeurs est également de pouvoir traiter les données de manière exacte et totalement automatisée avec les administrations fiscales.  

La nouvelle version offre globalement davantage de flexibilité et de simplicité dans les échanges de données avec l’AVS, les caisses d’allocations familiales ou encore l’Office Fédérale des Statistiques (OFS). Elle renforce également la sécurité en répondant aux standards les plus récents en matière de protection contre les cybermenaces.  

Qu’est-ce que cela change concrètement ? 

Vous traitez les salaires de votre organisation et souhaitez avoir une idée des changements que cela va induire pour vous. Voici quelques exemples de traitement qui évoluent avec le passage à Swissdec 5 et qui seront grandement simplifié si vous utilisez un logiciel certifié avec la nouvelle norme :  

• Déclaration des salaires prévisionnels aux instituts de prévoyance pour le calcul des déductions LPP 

• Envoi mensuel des données statistiques à l’OFS alors que celles-ci étaient transmises tous les deux ans auparavant 

• Traitement des salaires AVS négatifs avant transmission à la Caisse de compensation  

• Pour les frontaliers italiens : renseignement obligatoire de données complémentaires lors de la transmission des impôts sources  

• Possibilité de rectifier un certificat de salaire spécifique

Comment bien vous préparez ?  

Afin d’assurer une migration fluide vers la nouvelle norme, nous vous conseillons de :  

• Utiliser un logiciel certifié Swissdec 5 dès que possible afin de pouvoir faire vos transmissions de fin d’année 2025 dans le cadre de la nouvelle norme  

• Formez vos équipes RH : Familiarisez-les avec les changements pour garantir une transition fluide. 

Votre équipe HR Café se tient à votre disposition pour répondre à vos questions, vous communiquer le planning de formation et vous accompagner dans cette transition. N’hésitez pas à nous contacter.