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DOSSIERS COLLABORATEURS
ET DOCUMENTS RH

Digitalisez vos dossiers collaborateurs pour une gestion simple et efficace de vos documents RH

Accédez aux documents RH en tout temps

Finie la recherche incessante des informations des collaborateurs dans différents répertoires, fichiers ou dossiers papier ! Le dossier collaborateur HR Café centralise les documents, contrats, accords d’entretiens ou encore fiches de paie en un lieu unique et sécurisé accessible via un navigateur. La recherche multi-critères avancée permet de trouver l’information souhaitée rapidement.

Le service RH, les collaborateurs et les managers accèdent au dossier en ligne en tout temps selon les droits définis, pour un travail collaboratif facilité et sécurisé.

Gestion dossier collaborateur

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En soumettant ce formulaire, vous consentez au traitement de vos données personnelles qui ne seront utilisées que dans le seul cadre de votre demande. Vos droits d’accès et le moyen pour les exercer sont mentionnés dans notre déclaration de protection des données.

    Documents RH

    Automatisez la mise à disposition des fiches de paie avec la GED RH

    La dématérialisation des fiches de paie est une des premières étapes de la digitalisation. Les documents de votre logiciel de paie sont directement importés dans le portail RH pour être partagés avec les collaborateurs via leur dossier en ligne. Cette automatisation offre une économie et un gain de temps non négligeables sur l’impression, la mise sous pli ou l’envoi par email.

    Données RH

    Respectez la loi sur la protection des données RH

    La protection des données du personnel est un enjeu majeur pour les services RH. Les législations en vigueur imposent de nombreux challenges pour lesquels HR Café vous accompagne : maîtrise du stockage et de la consultation des documents RH, recherche fiable et rapide des informations sur vos employés, respect du droit à l'oubli ou encore authenticité et traçabilité des documents RH.

    Evitez la saisie multiple de vos données !
    HR Café communique avec vos logiciels.
    EN SAVOIR PLUS

    Les avantages du dossier collaborateur HR Café

    Logiciel pour les ressources humaines

    Pour les utilisateurs

    • J'accède à mes fiches de paie simplement et en tout temps via un navigateur.
    • Je trouve un document rapidement grâce à la recherche multi-critères très performante.
    • En tant que manager, je peux directement consulter les documents de mon équipe qui me concernent, comme les accords d'entretiens annuels.
    Digitalisation RH

    Pour le service RH

    • Je retrouve très facilement les documents : classement selon les natures de documents que j'ai définies, affinage du classement et options de recherche grâce à l'ajout de critères comme l'année, la période, le type d'assurance...
    • En utilisant le dossier collaborateur plutôt que les répertoires classiques, je fais un pas de plus pour être conforme à la loi sur la protection de données.
    • En donnant aux collaborateurs un accès simple à leur dossier RH, je contribue à la création d'un climat de confiance.
    • J'édite les documents directement en ligne.
    • Je gagne un temps important avec l'import automatisé des fiches de paie.
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    Avis d'expert

    "Le dossier du collaborateur en ligne offre une consultation des documents en un point unique et assure un stockage centralisé pour une meilleure maîtrise de la sécurité des documents.La solution HR Café protège mieux les données du collaborateur et diminue les risques induits par le partage des documents via des modes de communication classiques."

    Article rédigé par Sebastian Strehmel, Product Manager HR Café

    Groupe T2i

    RH & Protection des données : 4 conseils pour être conforme à la loi

    En savoir plus

    Les fonctionnalités du module dossiers collaborateurs

    Recherche et filtres

    La recherche de documents est très performante grâce aux filtres et différentes options de recherche : par nature de documents, selon des mots-clés définis par l'utilisateur, par date ou encore sur le contenu d'un document (recherche full-text). L'utilisateur peut également enregistrer ses recherches favorites.

    Classement et sécurisation des documents

    La complexité du classement des documents dans de multiples répertoires est désormais révolue. L'utilisateur définit des natures de documents (ex. Candidature, Contrat, Fiche de salaire, Assurance, …) et les attribue lors de l'ajout d'un nouveau document. Il peut ensuite combiner cela avec des mots clés qui permettent de catégoriser davantage le document.
    Il est possible de définir pour chaque nature de documents les rôles autorisés à y accéder : le service RH, le collaborateur concerné ou encore son manager.

    Traçabilité des actions

    La gestion des événements enregistre toute action utilisateur liée aux documents. Il est ainsi possible de déterminer qui a ajouté, consulté ou modifié un document.

    Edition et gestion des versions

    Un document Microsoft Office peut être édité en direct sans devoir sauver le fichier en local. Pour s'assurer de ne pas effacer de données importantes et pour garder un historique des modifications, une nouvelle version du document peut être créée en un clic.

    Commentaires et annotations

    L'utilisateur peut ajouter des commentaires à un document comme on collerait un post-it sur un document papier. Il a aussi la possibilité d'annoter un document (encadrer des sections et ajouter du texte). Les documents peuvent être téléchargés avec les annotations.
    La recherche full-text de documents porte également sur les textes des commentaires et annotations.

    Partage de documents

    Un document peut être partagé tout en respectant les principes de sécurité des documents. Il est ainsi possible d'envoyer le lien vers un document à quelqu'un, mais seul un utilisateur autorisé sera en mesure d'y accéder. Evidemment, il est aussi possible de télécharger ou envoyer le document par e-mail directement depuis l'application.

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