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Logiciel de gestion des notes de frais

Un logiciel qui associe simplicité d'utilisation au quotidien et gain de productivité pour les comptables et le service RH

Simplifiez la saisie des notes de frais pour vos collaborateurs

Offrez à vos collaborateurs une saisie simple et conviviale des notes de frais et justificatifs. Les informations peuvent être saisies simplement sur mobile lors du déplacement, renseigner automatiquement par simple photo du justificatif ou récupérées automatiquement depuis vos cartes affaires. Toutes les formalités de déplacement sont prises en charge : avances, ordres de missions, voyages, frais kilométriques…

RH ou comptable ? Personnalisez le formulaire de saisie des dépenses de vos collaborateurs avec précision, selon vos besoins, pour faciliter par la suite vos traitements : zones obligatoires, facultatives, justificatifs obligatoires…

Logiciel gestion notes de frais

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    En soumettant ce formulaire, vous consentez au traitement de vos données personnelles qui ne seront utilisées que dans le seul cadre de votre demande. Vos droits d’accès et le moyen pour les exercer sont mentionnés dans notre déclaration de protection des données.

      Gestion des notes de frais

      Maîtrisez la politique de frais de l’entreprise

      Contrôlez efficacement les notes de frais ! La mise en place des différents niveaux de validation et des alertes selon votre organisation vous permet de suivre facilement les anomalies telles que les dépassement de montant maximum autorisé. Des tableaux de bords personnalisés vous offre un suivi global des frais, avances et déplacements de vos collaborateurs.

      Solution notes de frais

      Optimisez la gestion comptable des frais professionnels

      Le logiciel de gestion des notes de frais associe simplicité d’utilisation au quotidien et productivité pour le comptable. Les données comptables et analytiques sont directement envoyées à votre logiciel de comptabilité sans besoin de ressaisie. Vous gagnez un temps précieux et réduisez drastiquement les erreurs.

      Evitez la saisie multiple de vos données !
      HR Café communique avec vos logiciels.
      EN SAVOIR PLUS

      Les avantages de la gestion des notes de frais HR Café

      Logiciel pour les ressources humaines

      POUR LES COLLABORATEURS

      • L'interface ergonomique me permet de saisir mes notes de frais rapidement sur ordinateur ou via l'application mobile.
      • Je peux intégrer mes justificatifs depuis l’application mobile directement lors de mes déplacements.
      • Un mécanisme d’alertes et de contrôles automatiques m'évite toute erreur de saisie.
      • Je visualise en temps réel l’état et le statut de chacune de mes notes de frais.
      Digitalisation RH

      POUR LE SERVICE COMPTABLE et RH

      • Je profite d’importants gains de productivité grâce au contrôle automatique de la politique de frais de l’entreprise.
      • Je récupère toutes les informations des cartes affaires sans besoin de ressaisie.
      • Grâce aux règles mises en place, je suis assuré que les collaborateurs joignent les justificatifs nécessaires et je les vérifie en un clic.
      • J'évite toute ressaisie d'informations dans le logiciel de comptabilité.
      • Je mets en place des circuits de validation selon les exigences de mon organisation.
      • Je dispose d'un outil de gestion et contrôle des avances pour tous mes collaborateurs.
      • Je peux en tout temps générer des tableaux de bords, des suivis et exporter les données.
      • J'ai un meilleur suivi des déplacements des collaborateurs.
      CONTACTEZ-NOUS

      Témoignage

      "Outre la simplicité d’utilisation et les nombreux paramétrages possibles (limites de paiement, catégories de frais, périodicité des paiements, …), nous avons apprécié de pouvoir intégrer des cartes affaires au processus de remboursement des frais. […] Nous avons pu compter sur un partenaire de confiance avec qui nous avons eu une très bonne collaboration."

      Pierre-Yves CORDEY, Accounting & Claims Manager

      Manpower

      En savoir plus

      Les fonctionnalités du module de gestion des notes de frais

      Saisie en ligne via une interface simple

      Le module de gestion des notes de frais permet de saisir de manière simple et rapide, sur ordinateur ou sur application mobile, tous les documents liés à la gestion des déplacements et frais professionnels. Gestion des ordres de missions, réservations de voyages, avances et notes de frais sont accessibles grâce à une seule interface simplifiée.

      Gestion des avances

      La gestion des avances est intégrée au logiciel. Les avances peuvent être traitées en CHF ou en devise étrangère, approuvées par un ou plusieurs approbateurs, payées et comptabilisées automatiquement. Elles pourront par la suite être déduites sur une ou plusieurs notes de frais du collaborateur concerné.

      Circuit de validation personnalisable

      L'outil offre un système de workflow de validation paramétrable selon vos besoins et vos règles de gestion spécifique. Vous respectez ainsi votre processus interne de traitement des notes de frais. Les validations et refus sont conservés en historique dans la solution et facilement consultable pour chaque demande.

      Gestion des ordres de missions

      Le module de gestion des notes de frais permet de gérer les ordres de missions permanents ou ponctuels. Des demandes pour des réservations de voyages (billets d’avion, de train, chambres d’hôtel, etc...) peuvent être ajoutées à ces ordres de missions. Il est possible de rendre obligatoire la saisie d'un ordre de mission lors de la déclaration d’une note de frais.

      Récupération automatique de la TVA

      Pour chaque note de frais, le logiciel repère et met en avant tous les montants de TVA récupérables. La gestion de la TVA devient plus simple. Après vérification des montants, la ventilation dans les comptes correspondants est automatique.

      Rapports et analyses

      Vous générez vos tableaux de bords et exportez les données de vos utilisateurs pour un suivi complet et précis de toutes les dépenses. Une vingtaine de rapports pré-paramétrés et personnalisables sont disponibles.

      Saisie normalisée grâce à un paramétrage adapté

      Chaque dépense est paramétrée avec précision, selon vos besoins. Zones obligatoires, facultatives, commentaires, quantités, justificatifs obligatoires et bien d’autres champs sont personnalisables. Afin de permettre une approche analytique des dépenses, chaque frais peut être associé à un projet client ou un projet spécifique.

      Gestion des frais kilométriques

      Grâce au module Notes de frais, les indemnités kilométriques remboursables sont gérées sur la base des barèmes fiscaux ou de forfaits. Le logiciel intègre un outil de recherche d’adresses et de calcul de distances entre deux lieux.

      Intégration des données dans votre outil comptable

      Grâce à l'intégration avec votre outil, les notes de frais peuvent automatiquement être renseignées dans votre système de comptabilité, de paie ou votre ERP. Vous évitez ainsi toute ressaissie et erreur.

      Intégration des cartes affaires et factures

      Le logiciel de traitement des frais professionnels automatise l'imputation de vos frais et facilite vos analyses comptables. Il importe les relevés des cartes affaires des collaborateurs pour gérer directement les frais payés par l’entreprise. De la même manière, les factures fournisseurs peuvent être automatiquement importées dans la gestion de vos notes de frais (agences de voyages, pétroliers, téléphonie, etc).

      Archivage à valeur probante

      Vous pouvez opter pour l’archivage à valeur probante de vos notes de frais et leurs justificatifs. Le logiciel va sceller et horodater un PDF de vos notes de frais avec l’ensemble des justificatifs associés. Ces documents sont archivés et conservés pendant toute la durée légale de conservation (6 ou 10 ans) de manière sécurisée et redondante. Grâce à l'outil, vous contrôlez finement les accès à ces documents et paramétrez le processus de suppression de ces archives.

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