Die sechs Kriterien, die bei der Auslagerung der Löhne zu beachten sind

Ihr Unternehmen hat Bedarf an einem besseren Zeitmanagement, damit es seine Ressourcen auf strategische Aktivitäten und Aufgaben mit hohem Zusatznutzen konzentrieren kann ? Ist es in Ihrem Unternehmen schwierig, ein angemessenes fachliches Niveau in Bezug auf die Löhne aufrechtzuerhalten und auf aktuellem Stand mit den Entwicklungen in der Gesetzgebung zu bleiben (Stichwort Monitoring)? Ihnen fehlt die Zeit für Ihre administrativen HR-Aufgaben oder sie nehmen Überhand und nehmen eine zentrale Rolle im Personalwesen ein? Sie möchten die Produktivität Ihrer Personalabteilung steigern?

Wenn Sie mindestens eine dieser Fragen mit «Ja» beantwortet haben, gibt es Lösungen, wie die Auslagerung des gesamten Lohnmanagements oder eines Teils davon und der administrativen HR-Aufgaben an einen externen Dienstleister. Aber das ist keine leichtfertig zu treffende Entscheidung, sie will gründlich durchdacht sein.

Als Hilfe für diese Massnahme bieten Ihnen unsere HR-Experten sechs Kriterien, die es vor der Auslagerung der Löhne zu beachten gilt.

1. Ist der Umfang Ihres Outsourcingprojekts präzise definiert?

Nehmen Sie sich die Zeit, alle in Ihrer Personalverwaltung bestehenden Abläufe und Aufgaben aufzulisten und dann festzulegen, welche Sie auslagern wollen. Lagern Sie vorrangig Aufgaben mit geringem Zusatznutzen aus und behalten Sie Ihre starken und unverzichtbaren Kompetenzen im Unternehmen! Das ist auch eine gute Gelegenheit, die Abläufe Ihres aktuellen Personalmanagements und der administrativen Verwaltung zu durchleuchten und zu überprüfen, wo Zeit gespart werden kann oder welche Abläufe von einer Digitalisierung profitieren können. Im weiteren Verlauf bieten Ihnen diese Angaben die Möglichkeit, ein klares und präzises Lastenheft zusammenzustellen.

2. Wie wählen Sie am besten den Dienstleister aus, der sie beim Outsourcing Ihrer Löhne optimal unterstützen kann?

Die richtige Auswahl des externen Partners ist von grösster Bedeutung, denn es handelt sich um eine langfristige Entscheidung, die finanzielle Auswirkungen haben wird. Informieren Sie sich ausführlich über die Dienstleister am Markt und versuchen Sie, folgende Fragen zu beantworten:

• Sind die angebotenen Dienstleistungen und der festgelegte Umfang deckungsgleich?
• Versteht der Dienstleister meine Abläufe und meinen Bedarf?
• Verfügt das Tool des Dienstleisters über die notwendigen Zertifizierungen? Insbesondere die Swissdec-Zertifizierung.
• Entsprechen die Expertise des Dienstleisters und die verwendete Lohnabrechnungssoftware dem Geschäftsbereich meines Unternehmens (Tarifvertrag, Lohnspezifikationen, Arbeitsverträge usw.)?
• Wie ist das Team des Dienstleisters zusammengesetzt? Verfügt er über die erforderlichen Ressourcen vor, während und nach der Auslagerung? Wie wird die Lohnbuchhaltung wahrgenommen, wenn der Hauptansprechpartner abwesend ist? Welche Qualifikationen hat mein Lohnbuchhalter? Sorgt der gewählte Dienstleister für ein aktives Monitoring der gesetzlichen Anforderungen?
• Welche Leistungen sind in den jährlichen Gebühren enthalten? Welche Leistungen werden zusätzlich zum Outsourcing-Vertrag in Rechnung gestellt?
• Gibt es ein Service-Level-Agreement bzw. eine Dienstleistungs-Güte-Vereinbarung (SLA)?

3. Welchen spezifischen Bedarf haben Sie im Zusammenhang mit den Löhnen und dem Personalmanagement?

Ein Outsourcing von Löhnen und administrativen Aufgaben bedingt technische Erfordernisse und grundsätzlich eine andere Lohnsoftware. Besonders wichtig ist es,

• mögliche spezifische Entwicklungen in der Vergangenheit aufzulisten und festzulegen, ob sie übernommen, aufgegeben oder angepasst werden müssen,
• den Verlauf der zu übernehmenden und nicht zu übernehmenden Daten und ihre Archivierungsmethode zu definieren,
• die Berichte und Auszüge, die täglich bei der Verwaltung Ihrer Gehälter verwendet werden, sowie
  die mit den Gehaltsdaten verknüpften Felder und spezifischen Lohnbestandteile aufzulisten,
  die Auswirkungen auf die Buchhaltungsdaten zu bedenken.

4. Welche technischen Auswirkungen ergeben sich aus einem Wechsel der Lohnabrechnungssoftware?

Dabei werden die bestehenden Schnittstellen für Ein- und Ausgang von Daten zwischen den bestehenden Systemen aufgelistet und die zukünftigen technischen Schnittstellen mit dem Tool Ihres zukünftigen externen Dienstleisters festgelegt (z. B. muss das Zeitmanagementsystem Zeitstempel oder Rückstellungen an das vom Dienstleister verwendete Lohnmanagementsystem senden).

5. Datensicherheit

Die Daten Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeitenden müssen jederzeit angemessen geschützt sein und die geltenden gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Dabei geht es insbesondere um folgende Fragen:

• Wo sind meine Daten gehostet? Im SaaS-Modus? Lokal? In welchem Land?
• Wie wird die Datensicherheit garantiert? Welche Qualitätsstandards werden angewendet? Was geschieht bei Datenverlust oder -beeinträchtigung?
• Wer hat Zugang zu diesen Daten? Arbeitet der gewählte Dienstleister mit anderen Drittunternehmen, die Zugang zu den Daten haben?

6. Besprechen Sie die Kommunikationsaspekte mit dem Dienstleister

Für die zukünftige Verarbeitung der Lohnabrechnungen ist es wichtig, mit dem Subunternehmer die Kommunikationsmethoden und Austauschmöglichkeiten zu besprechen, die den reibungslosen Ablauf der Lohnverwaltung jeden Monat gewährleisten. Beschäftigen Sie sich insbesondere mit dem Einsatz eines digitalen Portals für die verschiedenen Meldungen und Transfers von Informationen und Unterlagen zwischen Unternehmen und Dienstleister, aber auch zwischen Unternehmen und Mitarbeitern (Versetzungen, Lohnabrechnungen usw.). Dabei sind auch die jeweiligen Aufgaben festzulegen und ein Zeitplan für die Löhne mit kritischen Fälligkeitsterminen zu erstellen.

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