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Informieren Sie sich in den Videos über die HR Café-Module
Software zur Spesenabrechnung | Verwaltung von Spesen und beruflichen Aufwendungen
VEREINFACHEN SIE DIE ERFASSUNG VON SPESENABRECHNUNGEN FÜR IHRE MITARBEITENDEN, DIE SIE ÜBER EIN SMARTPHONE, EINEN RECHNER ODER EIN TABLET EINLESEN KÖNNEN
Verwalten Sie der Erfassung ihrer Spesenabrechnung auf einfache und intuitive Weise
Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden eine Lösung, mit der sie Spesenabrechnungen und Belege einfach und intuitiv automatisch erfassen können! Die Daten können schon auf der Geschäftsreise mit dem Smartphone eingebunden werden. Um Zeit bei der Eingabe zu sparen, kann der Beleg automatisch über die Kamera des Geräts oder aus Ihren Geschäftskarten eingebunden werden. Alle Formalitäten für die Geschäftsreise werden berücksichtigt: Vorschüsse, Dienstreiseaufträge, Reisen, Kilometerkosten usw.
Digitalisierung von Belegen und Spesenabrechnungen
Unsere Software zur Spesenabrechnung bietet die Möglichkeit, Spesenabrechnungen und Belege digital zu erfassen, indem eine beweiskräftige Archivierung angewählt wird.
Eine Software zur Spesenabrechnung, die sich an Ihren Bedarf anpasst
Personalsachbearbeiter oder Buchhalter – machen Sie sich die administrative Seite leicht! Passen Sie das Erfassungsformular für die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden genau an Ihren Bedarf an und erleichtern Sie sich die nachfolgende Bearbeitung: Pflichtbereiche, freiwillige Bereiche, verbindliche Belege usw.
Verbessern Sie die Produktivität und gewinnen Sie mehr Zeit mit künstlicher Intelligenz und der OCR-Technologie, die in unserer Lösung enthalten sind.
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SIE INTERESSIEREN SICH FÜR UNSERE SOFTWARE ZUR SPESENABRECHNUNG?
NEHMEN SIE KONTAKT ZU UNS AUF!
Wenn Sie dieses Formular absenden, stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu, die für die Beantwortung Ihrer Anfrage sowie für die Zusendung von Informationen durch Groupe T2i genutzt werden. Ihre Zugangsrechte und die Wege, auf denen Sie sie ausüben können, entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung.
BEHALTEN SIE DIE SPESENSTRATEGIE DES UNTERNEHMENS UNTER KONTROLLE
Kontrollieren Sie die Spesenabrechnungen effizient! Mit der Einrichtung verschiedener Genehmigungs- und Warnebenen je nach Ihrer Unternehmensstruktur können Sie Unregelmässigkeiten, wie die Überschreitung des zulässigen Höchstbetrags, einfach im Blick behalten. Benutzerdefinierte Dashboards bieten Ihnen einen Gesamtüberblick über Kosten, Vorschüsse und Reisen Ihrer Mitarbeitenden.
OPTIMIEREN SIE DIE BUCHHALTUNG IHRER BERUFLICHEN AUFWENDUNGEN
Die Software für Spesenabrechnungen verbindet Benutzerfreundlichkeit im Alltag mit Produktivität für die Buchhaltung. Buchhaltung- und Analysedaten werden direkt in Ihre Buchhaltungssoftware übertragen, ohne erneut erfasst werden zu müssen. Sie gewinnen wertvolle Zeit und senken das Fehlerrisiko deutlich.
DIE VORTEILE VON HR CAFÉ SPESENABRECHNUNGEN
VORTEILE FÜR DIE MITARBEITENDEN: EINE BENUTZERFREUNDLICHE ANWENDUNG FÜR DIE VERWALTUNG VON SPESENABRECHNUNGEN
- Das ergonomische Interface ermöglicht mir die schnelle Erfassung meiner Spesenabrechnungen am PC oder über die mobile App.
- Ich kann meine Belege direkt aus der mobilen App von der Geschäftsreise aus einbinden.
- Ich sehe den Status meiner einzelnen Spesenabrechnungen in Echtzeit.
DIE VORTEILE FÜR DIE BUCHHALTUNG UND DIE PERSONALABTEILUNG: EINE EFFIZIENTE UND LEISTUNGSFÄHIGE SOFTWARE ZUR VERWALTUNG VON SPESENABRECHNUNGEN
- Ich komme in den Genuss einer erheblichen Produktivitätssteigerung mit der automatischen Kontrolle nach der Spesenstrategie des Unternehmens.
- Mit den eingerichteten Regeln kann ich sicher sein, dass die Mitarbeitenden die erforderlichen Belege beifügen, die ich mit einem Klick prüfe.
- Ich übernehme alle Informationen der Firmenkarten, ohne dass sie neu erfasst werden müssen.
- Ich muss die Informationen nicht noch einmal neu in die Buchhaltungssoftware eingeben. Ich richte Genehmigungszyklen nach den Anforderungen meiner Organisationsstruktur ein.
- Ich habe für alle meine Mitarbeitenden ein Verwaltungs- und Kontrolltool für Vorschüsse zur Verfügung.
- Ich kann jederzeit Dashboards erzeugen, Monitoringwerkzeuge nutzen und Daten exportieren.
- Ich habe einen besseren Überblick über die Geschäftsreisen der Mitarbeitenden.
DIE FUNKTIONEN DES MODULS SPESENABRECHNUNGEN
Erfassung von Spesenabrechnungen auf Mobilgeräten
Mit seinem Smartphone fotografiert der Anwender einfach seinen Beleg, der automatisch (automatisches Einlesen/automatische Dokumenterkennung) erfasst wird, um die erforderlichen Informationen wie Datum und Betrag im Vorfeld zu erfassen.
Standardisierte Erfassung mit angepasster Konfiguration
Jede Ausgabe wird genau nach Ihrem Bedarf konfiguriert. Pflichtbereiche, freiwillige Bereiche, Kommentare, Mengen, erforderliche Belege und andere Felder können angepasst werden. Für einen analytischen Ansatz der Ausgaben können alle Beträge einem Kundenprojekt oder einem spezifischen Projekt zugeordnet werden.
Verwaltung von Kilometerkosten
Mit dem Modul Spesenabrechnungen können erstattungsfähige erstattungsfähige Rückzahlungen von Kilometerkosten auf der Grundlage von Steuersätzen oder Pauschalen verwaltet werden. Die Software beinhaltet eine Adressensuchfunktion und eine Entfernungsberechnung zwischen zwei Orten.
Einbindung der Daten in Ihre Buchhaltungssoftware
Durch die Integration mit Ihrem Tool können Spesenabrechnungen automatisch in Ihr Buchhaltungs-, Gehaltsabrechnungs- oder ERP-System übernommen werden. So vermeiden Sie fehlerträchtige doppelte Erfassungen.
Einbindung von Geschäftskarten und Rechnungen
die Software zur Bearbeitung beruflicher Aufwendungen setzt Ihre Ausgaben automatisch ab und erleichtert Ihre Buchhaltungsanalysen. Sie importiert die Auszüge der Firmenkarten der Mitarbeiter und verwaltet die vom Unternehmen getragenen Kosten direkt. Desgleichen können Lieferantenrechnungen automatisch in die Verwaltung Ihrer Spesenabrechnungen importiert werden (Reisebüros, Tankstellen, Telefon usw.).
Beweiskräftige Archivierung
Sie können sich für die beweiskräftige Archivierung Ihrer Spesenabrechnungen und der dazugehörigen Belege entscheiden. Die Software versiegelt Ihre Spesenabrechnungen mit sämtlichen zugehörigen Belegen und versieht das PDF mit einem Zeitstempel. Diese Unterlagen werden archiviert und über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungszeit (sechs oder zehn Jahre) sicher und redundant aufbewahrt. Mit dem Tool steuern Sie den Zugriff auf diese Unterlagen ganz genau und konfigurieren den Löschvorgang für diese Archive.
Mehrsprachige Software
Das Modul steht in mehreren Sprachen zur Verfügung und ist nach Mitarbeitenden konfigurierbar. Bereitgestellte Sprachen: Französisch, Englisch, Deutsch, Spanisch
Online-Erfassung über eine einfache Schnittstelle
Das Modul zur Verwaltung von Spesenabrechnungen ermöglicht die einfache und schnelle Erfassung auf dem Rechner oder einer mobilen App aller Unterlagen im Zusammenhang mit der Verwaltung von Geschäftsreisen und beruflichen Aufwendungen. Verwaltung von Dienstreiseaufträgen, Reisebuchung, Vorschüsse und Spesenabrechnungen stehen über eine einzige, vereinfachte Schnittstelle zur Verfügung.
Verwaltung von Vorschüssen
Die Verwaltung von Vorschüssen ist in der Software eingebunden. Vorschüsse in CHF oder Fremdwährung können verarbeitet, von einem oder mehreren Vorgesetzten genehmigt, gezahlt und automatisch gebucht werden. Sie können später von einer oder mehreren Spesenabrechnungen des betreffenden Mitarbeiters abgezogen werden.
Konfigurierbarer Genehmigungszyklus
Das Tool bietet einen für Ihren Bedarf und Ihre spezifischen Regelungen konfigurierbaren Genehmigungsworkflow. So erfüllen Sie Ihr internes Verfahren zur Bearbeitung von Spesenabrechnungen. Genehmigungen und Ablehnungen werden in der Lösung im Verlauf protokolliert und können für jeden einzelnen Antrag leicht aufgerufen werden.
Verwaltung von Dienstreiseaufträgen
Das Modul zur Verwaltung von Spesenabrechnungen ermöglicht die Verwaltung von dauerhaften oder einzelnen Dienstreiseaufträgen. Anträge auf Reisebuchungen (Flugtickets, Zugtickets, Übernachtungen usw.) können diesen Dienstreiseaufträgen hinzugefügt werden. Die Erfassung eines Dienstreiseauftrages kann bei der Meldung einer Spesenabrechnung verpflichtenden Charakter erhalten.
Automatische Erstattung der Mehrwertsteuer
Für jede Spesenabrechnung erkennt die Software alle erstattungsfähigen Mehrwertsteuerbeträge und hebt sie hervor. Die Verwaltung der Mehrwertsteuer wird vereinfacht. Nach der Überprüfung der Beträge erfolgt die Aufteilung auf die entsprechenden Konten automatisch.
Berichte und Analysen
Sie erzeugen Ihre Dashboards und exportieren die Daten Ihrer Benutzer für ein vollständiges und genaues Monitoring aller Ausgaben. Etwa zwanzig voreingestellte und individuell konfigurierbare Berichte stehen zur Verfügung.