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Informieren Sie sich in den Videos über die HR Café-Module

Software zur Spesenabrechnung | Verwaltung von Spesen und beruflichen Aufwendungen

VEREINFACHEN SIE DIE ERFASSUNG VON SPESENABRECHNUNGEN FÜR IHRE MITARBEITENDEN, DIE SIE ÜBER EIN SMARTPHONE, EINEN RECHNER ODER EIN TABLET EINLESEN KÖNNEN

Verwalten Sie der Erfassung ihrer Spesenabrechnung auf einfache und intuitive Weise

Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden eine Lösung, mit der sie Spesenabrechnungen und Belege einfach und intuitiv automatisch erfassen können! Die Daten können schon auf der Geschäftsreise mit dem Smartphone eingebunden werden. Um Zeit bei der Eingabe zu sparen, kann der Beleg automatisch über die Kamera des Geräts oder aus Ihren Geschäftskarten eingebunden werden. Alle Formalitäten für die Geschäftsreise werden berücksichtigt: Vorschüsse, Dienstreiseaufträge, Reisen, Kilometerkosten usw.

Digitalisierung von Belegen und Spesenabrechnungen

Unsere Software zur Spesenabrechnung bietet die Möglichkeit, Spesenabrechnungen und Belege digital zu erfassen, indem eine beweiskräftige Archivierung angewählt wird.

Eine Software zur Spesenabrechnung, die sich an Ihren Bedarf anpasst

Personalsachbearbeiter oder Buchhalter – machen Sie sich die administrative Seite leicht! Passen Sie das Erfassungsformular für die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden genau an Ihren Bedarf an und erleichtern Sie sich die nachfolgende Bearbeitung: Pflichtbereiche, freiwillige Bereiche, verbindliche Belege usw.

Verbessern Sie die Produktivität und gewinnen Sie mehr Zeit mit künstlicher Intelligenz und der OCR-Technologie, die in unserer Lösung enthalten sind.

Logiciel gestion notes de frais

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      Gestion des notes de frais

      BEHALTEN SIE DIE SPESENSTRATEGIE DES UNTERNEHMENS UNTER KONTROLLE

      Kontrollieren Sie die Spesenabrechnungen effizient! Mit der Einrichtung verschiedener Genehmigungs- und Warnebenen je nach Ihrer Unternehmensstruktur können Sie Unregelmässigkeiten, wie die Überschreitung des zulässigen Höchstbetrags, einfach im Blick behalten. Benutzerdefinierte Dashboards bieten Ihnen einen Gesamtüberblick über Kosten, Vorschüsse und Reisen Ihrer Mitarbeitenden.

      Solution notes de frais

      OPTIMIEREN SIE DIE BUCHHALTUNG IHRER BERUFLICHEN AUFWENDUNGEN

      Die Software für Spesenabrechnungen verbindet Benutzerfreundlichkeit im Alltag mit Produktivität für die Buchhaltung. Buchhaltung- und Analysedaten werden direkt in Ihre Buchhaltungssoftware übertragen, ohne erneut erfasst werden zu müssen. Sie gewinnen wertvolle Zeit und senken das Fehlerrisiko deutlich.

      VERMEIDEN SIE MEHRFACHEINGABEN IHRER DATEN!
      HR CAFÉ KOMMUNIZIERT MIT IHREN SOFTWAREPRODUKTEN.
      MEHR ERFAHREN

      DIE VORTEILE VON HR CAFÉ SPESENABRECHNUNGEN

      Logiciel pour les ressources humaines

      VORTEILE FÜR DIE MITARBEITENDEN: EINE BENUTZERFREUNDLICHE ANWENDUNG FÜR DIE VERWALTUNG VON SPESENABRECHNUNGEN

      • Das ergonomische Interface ermöglicht mir die schnelle Erfassung meiner Spesenabrechnungen am PC oder über die mobile App.
      • Ich kann meine Belege direkt aus der mobilen App von der Geschäftsreise aus einbinden.
      • Ich sehe den Status meiner einzelnen Spesenabrechnungen in Echtzeit.
      picto représentant des personnes pour illustrer la Digitalisation RH dans le Traitement des salaires

      DIE VORTEILE FÜR DIE BUCHHALTUNG UND DIE PERSONALABTEILUNG: EINE EFFIZIENTE UND LEISTUNGSFÄHIGE SOFTWARE ZUR VERWALTUNG VON SPESENABRECHNUNGEN

      • Ich komme in den Genuss einer erheblichen Produktivitätssteigerung mit der automatischen Kontrolle nach der Spesenstrategie des Unternehmens.
      • Mit den eingerichteten Regeln kann ich sicher sein, dass die Mitarbeitenden die erforderlichen Belege beifügen, die ich mit einem Klick prüfe.
      • Ich übernehme alle Informationen der Firmenkarten, ohne dass sie neu erfasst werden müssen.
      • Ich muss die Informationen nicht noch einmal neu in die Buchhaltungssoftware eingeben. Ich richte Genehmigungszyklen nach den Anforderungen meiner Organisationsstruktur ein.
      • Ich habe für alle meine Mitarbeitenden ein Verwaltungs- und Kontrolltool für Vorschüsse zur Verfügung.
      • Ich kann jederzeit Dashboards erzeugen, Monitoringwerkzeuge nutzen und Daten exportieren.
      • Ich habe einen besseren Überblick über die Geschäftsreisen der Mitarbeitenden.
      Nehmen Sie Kontakt zu uns auf

      "Abgesehen von der Benutzerfreundlichkeit und den vielen möglichen Einstellungen (Zahlungslimits, Kostenkategorien, wiederkehrende Zahlungen usw.) finden wir die Möglichkeit, Geschäftskarten in das Spesenerstattungsverfahren einzubinden, sehr gut. […] Wir konnten uns auf einen vertrauenswürdigen Partner verlassen, der sehr gut mit uns zusammengearbeitet hat."

      Pierre-Yves CORDEY, Accounting & Claims Manager

      Manpower

      MEHR ERFAHREN

      "Seit einem Jahr nutzen wir HR Café für die Bearbeitung von Spesenabrechnungen. Die Lösung hat das Spesenerstattungsverfahren von Grund auf automatisiert, zu einem reibungslosen Prozess entwickelt und dabei die Weitergabe von Papierdokumenten überflüssig gemacht. Durch unsere Branche haben wir viele Techniker und Vertriebsingenieure, die auf Geschäftsreise sind. Diese einfache und intuitive Lösung spart allen Zeit: den Mitarbeitenden, den Vorgesetzten und der Finanzabteilung! "

      Cristina Savoldelli, Leiterin Buchhaltung und HR

      SCHAKO, UNTERNEHMEN SPEZIALISIERT AUF DIE HERSTELLUNG VON LUFT- UND KLIMATECHNIK

      DIE FUNKTIONEN DES MODULS SPESENABRECHNUNGEN

      Erfassung von Spesenabrechnungen auf Mobilgeräten

      Mit seinem Smartphone fotografiert der Anwender einfach seinen Beleg, der automatisch (automatisches Einlesen/automatische Dokumenterkennung) erfasst wird, um die erforderlichen Informationen wie Datum und Betrag im Vorfeld zu erfassen.

      Standardisierte Erfassung mit angepasster Konfiguration

      Jede Ausgabe wird genau nach Ihrem Bedarf konfiguriert. Pflichtbereiche, freiwillige Bereiche, Kommentare, Mengen, erforderliche Belege und andere Felder können angepasst werden. Für einen analytischen Ansatz der Ausgaben können alle Beträge einem Kundenprojekt oder einem spezifischen Projekt zugeordnet werden.

      Verwaltung von Kilometerkosten

      Mit dem Modul Spesenabrechnungen können erstattungsfähige erstattungsfähige Rückzahlungen von Kilometerkosten auf der Grundlage von Steuersätzen oder Pauschalen verwaltet werden. Die Software beinhaltet eine Adressensuchfunktion und eine Entfernungsberechnung zwischen zwei Orten.

      Einbindung der Daten in Ihre Buchhaltungssoftware

      Durch die Integration mit Ihrem Tool können Spesenabrechnungen automatisch in Ihr Buchhaltungs-, Gehaltsabrechnungs- oder ERP-System übernommen werden. So vermeiden Sie fehlerträchtige doppelte Erfassungen.

      Einbindung von Geschäftskarten und Rechnungen

      die Software zur Bearbeitung beruflicher Aufwendungen setzt Ihre Ausgaben automatisch ab und erleichtert Ihre Buchhaltungsanalysen. Sie importiert die Auszüge der Firmenkarten der Mitarbeiter und verwaltet die vom Unternehmen getragenen Kosten direkt. Desgleichen können Lieferantenrechnungen automatisch in die Verwaltung Ihrer Spesenabrechnungen importiert werden (Reisebüros, Tankstellen, Telefon usw.).

      Beweiskräftige Archivierung

      Sie können sich für die beweiskräftige Archivierung Ihrer Spesenabrechnungen und der dazugehörigen Belege entscheiden. Die Software versiegelt Ihre Spesenabrechnungen mit sämtlichen zugehörigen Belegen und versieht das PDF mit einem Zeitstempel. Diese Unterlagen werden archiviert und über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungszeit (sechs oder zehn Jahre) sicher und redundant aufbewahrt. Mit dem Tool steuern Sie den Zugriff auf diese Unterlagen ganz genau und konfigurieren den Löschvorgang für diese Archive.

      Mehrsprachige Software

      Das Modul steht in mehreren Sprachen zur Verfügung und ist nach Mitarbeitenden konfigurierbar. Bereitgestellte Sprachen: Französisch, Englisch, Deutsch, Spanisch

      Online-Erfassung über eine einfache Schnittstelle

      Das Modul zur Verwaltung von Spesenabrechnungen ermöglicht die einfache und schnelle Erfassung auf dem Rechner oder einer mobilen App aller Unterlagen im Zusammenhang mit der Verwaltung von Geschäftsreisen und beruflichen Aufwendungen. Verwaltung von Dienstreiseaufträgen, Reisebuchung, Vorschüsse und Spesenabrechnungen stehen über eine einzige, vereinfachte Schnittstelle zur Verfügung.

      Verwaltung von Vorschüssen

      Die Verwaltung von Vorschüssen ist in der Software eingebunden. Vorschüsse in CHF oder Fremdwährung können verarbeitet, von einem oder mehreren Vorgesetzten genehmigt, gezahlt und automatisch gebucht werden. Sie können später von einer oder mehreren Spesenabrechnungen des betreffenden Mitarbeiters abgezogen werden.

      Konfigurierbarer Genehmigungszyklus

      Das Tool bietet einen für Ihren Bedarf und Ihre spezifischen Regelungen konfigurierbaren Genehmigungsworkflow. So erfüllen Sie Ihr internes Verfahren zur Bearbeitung von Spesenabrechnungen. Genehmigungen und Ablehnungen werden in der Lösung im Verlauf protokolliert und können für jeden einzelnen Antrag leicht aufgerufen werden.

      Verwaltung von Dienstreiseaufträgen

      Das Modul zur Verwaltung von Spesenabrechnungen ermöglicht die Verwaltung von dauerhaften oder einzelnen Dienstreiseaufträgen. Anträge auf Reisebuchungen (Flugtickets, Zugtickets, Übernachtungen usw.) können diesen Dienstreiseaufträgen hinzugefügt werden. Die Erfassung eines Dienstreiseauftrages kann bei der Meldung einer Spesenabrechnung verpflichtenden Charakter erhalten.

      Automatische Erstattung der Mehrwertsteuer

      Für jede Spesenabrechnung erkennt die Software alle erstattungsfähigen Mehrwertsteuerbeträge und hebt sie hervor. Die Verwaltung der Mehrwertsteuer wird vereinfacht. Nach der Überprüfung der Beträge erfolgt die Aufteilung auf die entsprechenden Konten automatisch.

      Berichte und Analysen

      Sie erzeugen Ihre Dashboards und exportieren die Daten Ihrer Benutzer für ein vollständiges und genaues Monitoring aller Ausgaben. Etwa zwanzig voreingestellte und individuell konfigurierbare Berichte stehen zur Verfügung.

      Nehmen Sie Kontakt zu uns auf