Webdemos
Informieren Sie sich in den Videos über die HR Café-Module
PERSONALAKTEN UND
RH-UNTERLAGEN
GREIFEN SIE JEDERZEIT AUF HR-UNTERLAGEN ZU
Schluss mit der endlosen Suche nach Informationen über Mitarbeitende in verschiedenen Verzeichnissen, Dateien oder Aktenordnern! Das Modul HR Café Mitarbeiterakte bündelt die Unterlagen, Verträge, Gesprächsvereinbarungen oder Lohnabrechnungen an einem einzigen gesicherten Ort, der über einen Browser zugänglich ist. Die erweiterte Suche mit mehreren Kriterien bietet die Möglichkeit, die gewünschten Informationen schnell aufzufinden.
Die Personalabteilung, die Mitarbeiter und die Vorgesetzten können jederzeit nach ihren festgelegten Berechtigungen im Rahmen einer erleichterten und gesicherten Zusammenarbeit auf das Onlineverzeichnis zugreifen.
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Wenn Sie dieses Formular absenden, stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu, die für die Beantwortung Ihrer Anfrage sowie für die Zusendung von Informationen durch Groupe T2i genutzt werden. Ihre Zugangsrechte und die Wege, auf denen Sie sie ausüben können, entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung.
AUTOMATISIEREN SIE DIE BEREITSTELLUNG DER LOHNABRECHNUNGEN MIT DEM HR-DMS
ERFÜLLEN SIE DAS GESETZ ZUM SCHUTZ DER PERSONALDATEN
Der Schutz der Personaldaten ist eine wichtige Herausforderung für die Personalabteilungen. Die geltende Gesetzgebung sieht zahlreiche Herausforderungen vor, bei denen Sie HR Café unterstützt: Aufbewahrung und Bereithaltung von Personalunterlagen, zuverlässige und schnelle Suche der Informationen Ihrer Mitarbeiter, Einhaltung des Rechts auf Vergessenwerden oder auch Authentizität und Rückverfolgbarkeit von Personalunterlagen.
DIE VORTEILE DER HR CAFÉ Mitarbeiterakte
Für Anwender
- Ich verfüge jederzeit über einfachen Zugriff auf Gehaltsabrechnungen über einen Browser.
- Mit der leistungsstarken Suche mit mehreren Kriterien finde ich ein Dokument schnell auf.
- Als Manager kann ich direkt die Unterlagen meines Teams, die mich betreffen, einsehen, beispielsweise die Vereinbarungen der jährlichen Gespräche.
FÜR DIE PERSONALABTEILUNG
- Ich finde Unterlagen sehr leicht: Ablage nach Dokumententyp, wie ich ihn definiert habe, Unterkriterien für die Ablage und Suchoptionen wie Jahr, Zeitraum, Versicherungsart usw.
- Durch Nutzung der Personalakte anstelle klassischer Verzeichnisse komme ich der Datenschutzverordnung einen Schritt näher.
- Indem die Mitarbeitenden einen einfachen Zugang zu ihrer Personalakte erhalten, trage ich zu einem vertrauensvollen Klima bei.
- Ich bearbeite die Unterlagen direkt online.
- Ich spare durch den automatisierten Import von Gehaltsabrechnungen viel Zeit.
DIE FUNKTIONEN DES MODULS Mitarbeiterakte
Suche und Filter
Die Suche nach Unterlagen ist mit ihren Filtern und verschiedenen Suchoptionen sehr leistungsfähig: nach Art der Dokumente, nach benutzerdefinierten Schlüsselwörtern, nach Datum oder nach dem Inhalt eines Dokuments (Volltextsuche). Der Benutzer kann seine häufig verwendeten Suchkriterien speichern.
Ablagesystem und Sicherung von Dokumenten
Ein kompliziertes Ablagesystem für Unterlagen in verschiedenen Verzeichnissen ist nun überholt. Der Anwender legt Dokumententypen (z. B. Bewerbung, Vertrag, Gehaltsabrechnung, Versicherung usw.) fest und weist einem neuen Dokument einen Typ zu. Er kann damit Schlüsselworte kombinieren, mit denen die Kategorie des Dokumentes weiter eingegrenzt werden kann.
Für jeden Dokumententyp können Funktionsbereiche festgelegt werden, die Zugriff darauf haben: Personalabteilung, betroffener Mitarbeiter oder Vorgesetzter.
Rückverfolgbarkeit der Aktionen
Die Ereignisverwaltung speichert alle Benutzeraktionen im Zusammenhang mit den Unterlagen. So kann festgestellt werden, wer ein Dokument hinzugefügt, aufgerufen oder geändert hat.
Mehrsprachige Software
HR Café ist in mehreren Sprachen erhältlich und kann vom Arbeitnehmer konfiguriert werden. Bereitgestellte Sprachen: Französisch, Englisch, Deutsch.
Bearbeitung und Verwaltung von Versionen
Ein Microsoft Office-Dokument kann direkt bearbeitet werden, ohne dass die Datei lokal gespeichert werden muss. Damit sichergestellt ist, dass keine wichtigen Daten gelöscht werden und der Änderungsverlauf protokolliert wird, kann eine neue Version des Dokumentes mit einem Klick angelegt werden.
Kommentare und Anmerkungen
Der Anwender kann einem Dokument Kommentare hinzufügen, wie man ein Post-it auf einem Papierdokument anbringen würde. Er hat auch die Möglichkeit, einem Dokument Anmerkungen hinzuzufügen (Abschnitt einrahmen und Text hinzufügen). Die Dokumente können mit Anmerkungen geladen werden.
Die Volltextsuche bezieht sich auch auf die Inhalte der Kommentare und Anmerkungen.
Weitergabe von Dokumenten
Ein Dokument kann unter Gewährleistung der Sicherheitsaspekte weitergegeben werden. So ist es möglich, den Link zu einem Dokument zu versenden, aber nur ein Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung kann darauf zugreifen. Natürlich ist es auch möglich, das Dokument direkt aus der Anwendung herunterzuladen oder per E-Mail zu versenden.