DATENSCHUTZ IM PERSONALWESEN

Der Schutz der Privatsphäre ist ein Grundrecht, das insbesondere jeder Person das Recht garantiert, vor Missbrauch der sie betreffenden Daten geschützt zu werden. Daraus ergeben sich Regelungen, wie personenbezogene Daten zu verarbeiten sind, die in der Schweiz in unserem Bundesgesetz über den Schutz personenbezogener Daten (DSG) und in der Europäischen Union in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu finden sind.

Datenschutz: Was ist damit gemeint?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine natürliche Person beziehen, unabhängig davon, ob sie identifiziert wird oder einfach zu identifizieren ist. Dazu gehören beispielsweise die vollständigen Kontaktdaten einer Person, ihr Geburtsdatum, ihr Familienstand, ein Fahrzeugkennzeichen, die Bankverbindung, die Höhe des Gehalts, die IP-Adresse usw., aber auch sogenannte sensible Daten, bei denen es sich zum Beispiel um Gesundheitsdaten, ethnische Zugehörigkeit oder Sozialhilfeinformationen handelt. Werden solche personenbezogenen Daten bearbeitet, das heisst gesammelt, gespeichert, aufgerufen, aktualisiert, ausgewertet, weitergegeben, vernetzt, archiviert, gelöscht, dann ist eine Reihe von Grundsätzen anzuwenden.

Welche Auswirkungen hat der Datenschutz auf das Personalwesen in Unternehmen?

In einem Unternehmen werden zahlreiche personenbezogene Daten verarbeitet, das können Daten von Kunden, Nutzern oder Nutzniessern, vom Personal, den Lieferanten oder Geschäftspartnern sein. Von den Daten im Unternehmen sind personenbezogene Daten, sensible Daten, aber auch Herstellung- oder Geschäftsgeheimnisse mit Vorsicht und noch mehr Sicherheit zu behandeln.

Im Personalwesen machen es diese nur zum Teil neuen Regelungen sinnvoll oder sogar notwendig, sich Fragen zu stellen über den Inhalt der Personalakte, die Aufbewahrungsdauer der verschiedenen darin enthaltenen Dokumente, erforderlichenfalls die Art der Vernichtung, die Einhaltung des Zugangsrechts, aber auch die Konformität verschiedener Verarbeitungen und Anwendungen wie Zugangskontrolle mit Ausweis, Geolokalisierung in Fahrzeugen, Videoüberwachung innerhalb des Unternehmens und die Konformität der regulatorischen Dokumente, wie Verträge mit Subunternehmern, Arbeitsverträge, interne Vorschriften, IT-Bedingungen, zu überprüfen.