DOSSIERS COLLABORATEURS
ET DOCUMENTS RH
Digitalisez vos dossiers collaborateurs pour une gestion simple et efficace de vos documents RH
Accédez aux documents RH en tout temps
Finie la recherche incessante des informations des collaborateurs dans différents répertoires, fichiers ou dossiers papier ! Le dossier collaborateur HR Café centralise les documents, contrats, accords d’entretiens ou encore fiches de paie en un lieu unique et sécurisé accessible via un navigateur. La recherche multi-critères avancée permet de trouver l’information souhaitée rapidement.
Le service RH, les collaborateurs et les managers accèdent au dossier en ligne en tout temps selon les droits définis, pour un travail collaboratif facilité et sécurisé.
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En soumettant ce formulaire, vous consentez au traitement de vos données personnelles qui seront utilisées pour répondre à votre demande ainsi que pour vous envoyer des informations du Groupe T2i. Vos droits d’accès et le moyen pour les exercer sont mentionnés dans notre déclaration de protection des données
Automatisez la mise à disposition des fiches de paie avec la GED RH
La dématérialisation des fiches de paie est une des premières étapes de la digitalisation. Les documents de votre logiciel de paie sont directement importés dans le portail RH pour être partagés avec les collaborateurs via leur dossier en ligne. Cette automatisation offre une économie et un gain de temps non négligeables sur l’impression, la mise sous pli ou l’envoi par email.
Respectez la loi sur la protection des données RH
La protection des données du personnel est un enjeu majeur pour les services RH. Les législations en vigueur imposent de nombreux challenges pour lesquels HR Café vous accompagne : maîtrise du stockage et de la consultation des documents RH, recherche fiable et rapide des informations sur vos employés, respect du droit à l'oubli ou encore authenticité et traçabilité des documents RH.
Les avantages du dossier collaborateur HR Café
Pour les utilisateurs
- J'accède à mes fiches de paie simplement et en tout temps via un navigateur.
- Je trouve un document rapidement grâce à la recherche multi-critères très performante.
- En tant que manager, je peux directement consulter les documents de mon équipe qui me concernent, comme les accords d'entretiens annuels.
Pour le service RH
- Je retrouve très facilement les documents : classement selon les natures de documents que j'ai définies, affinage du classement et options de recherche grâce à l'ajout de critères comme l'année, la période, le type d'assurance...
- En utilisant le dossier collaborateur plutôt que les répertoires classiques, je fais un pas de plus pour être conforme à la loi sur la protection de données.
- En donnant aux collaborateurs un accès simple à leur dossier RH, je contribue à la création d'un climat de confiance.
- J'édite les documents directement en ligne.
- Je gagne un temps important avec l'import automatisé des fiches de paie.
Les fonctionnalités du module dossiers collaborateurs
Recherche et filtres
La recherche de documents est très performante grâce aux filtres et différentes options de recherche : par nature de documents, selon des mots-clés définis par l'utilisateur, par date ou encore sur le contenu d'un document (recherche full-text). L'utilisateur peut également enregistrer ses recherches favorites.
Classement et sécurisation des documents
La complexité du classement des documents dans de multiples répertoires est désormais révolue. L'utilisateur définit des natures de documents (ex. Candidature, Contrat, Fiche de salaire, Assurance, …) et les attribue lors de l'ajout d'un nouveau document. Il peut ensuite combiner cela avec des mots clés qui permettent de catégoriser davantage le document.
Il est possible de définir pour chaque nature de documents les rôles autorisés à y accéder : le service RH, le collaborateur concerné ou encore son manager.
Traçabilité des actions
La gestion des événements enregistre toute action utilisateur liée aux documents. Il est ainsi possible de déterminer qui a ajouté, consulté ou modifié un document.
Logiciel Multilingue
HR Café est disponible en plusieurs langues et paramétrable par employé. Langues disponibles : Français, Anglais, Allemand.
Edition et gestion des versions
Un document Microsoft Office peut être édité en direct sans devoir sauver le fichier en local. Pour s'assurer de ne pas effacer de données importantes et pour garder un historique des modifications, une nouvelle version du document peut être créée en un clic.
Commentaires et annotations
L'utilisateur peut ajouter des commentaires à un document comme on collerait un post-it sur un document papier. Il a aussi la possibilité d'annoter un document (encadrer des sections et ajouter du texte). Les documents peuvent être téléchargés avec les annotations.
La recherche full-text de documents porte également sur les textes des commentaires et annotations.
Partage de documents
Un document peut être partagé tout en respectant les principes de sécurité des documents. Il est ainsi possible d'envoyer le lien vers un document à quelqu'un, mais seul un utilisateur autorisé sera en mesure d'y accéder. Evidemment, il est aussi possible de télécharger ou envoyer le document par e-mail directement depuis l'application.