RH : Simplifier la gestion des entretiens d’évaluation, c’est possible !

L’organisation des entretiens d’évaluation représente une lourde charge administrative pour les services RH : chassé-croisé de fichiers, relance des managers, compilation des résultats. L’utilisation d’un outil permet d’instaurer une culture du feedback et réduit la charge administrative du dispositif.

Dans un environnement organisationnel de plus en plus agile, la culture du feedback devient une nécessité. Car c’est en cultivant les relations à l’interne et à l’externe que les entreprises pourront s’adapter à leur environnement. Mais ces échanges ne sont pas aisés à mettre en place. « HR Café s’est inspiré des travaux d’une communauté de professionnels des Ressources Humaines  pour développer un module qui facilite la culture du feedback. L’outil permet notamment d’agender très facilement des entretiens d’évaluation plusieurs fois durant l’année», explique Sebastian Strehmel, product manager de HR Café. Il poursuit: «Cette évaluation au fil de l’eau répond aux attentes de nombreux managers et collaborateurs qui ne souhaitent pas attendre la fin de l’année pour tirer un bilan du travail effectué.»

Simplifier pour valoriser les échanges
En plus d’instaurer cette culture du feedback, le module simplifie considérablement le dispositif. Car si le besoin d’évaluer n’est pas remis en cause, c’est la lourdeur des dispositifs et la charge administrative qu’ils génèrent qui exaspèrent les managers et les collaborateurs. « Le but est de maximiser la qualité de l’échange et de se défaire des contraintes pratiques. Le module HR Café permet d’agender très facilement des entretiens, de préparer l’échange via un questionnaire en ligne et de tirer une synthèse de la collaboration lors de l’entretien de fin d’année », explique Sebastian Strehmel. Le portail permet en outre de stocker tous les documents générés lors de la discussion après validation en « en ligne » de chacune des parties et de générer un PDF en forme de synthèse qui sera automatiquement placé dans le dossier du collaborateur.

Décorréler rémunération et évaluation
L’autre grand sujet autour des évaluations de collaboration est la corrélation de l’entretien avec la rémunération. Selon Sebastian Strehmel, « ce lien existera toujours mais en instaurant des retours réguliers, cette corrélation devient beaucoup moins forte ». Les échanges plus brefs durant l’année sont dédiés au travail et à la qualité des relations (soft skills). Ces éléments sont ensuite remis sur la table de manière beaucoup plus objective au moment de la discussion sur la rémunération.

Rôle du RH et applications
Sur le terrain, le responsable RH met en place une campagne d’entretien via son Portail RH. Le module d’entretien d’évaluation sera paramétré selon les besoins. L’outil envoie des alertes à toutes les personnes concernées et le manager RH peut suivre depuis son Portail l’état d’avancement de la campagne (Combien d’entretiens ont déjà eu lieu ? Combien en restent-ils à mener ? Les délais sont-ils tenus ?). Pour les managers et les collaborateurs, la préparation de l’entretien se fait dans l’outil. La plateforme sert aussi à partager des documents avec des droits d’accès sécurisés. Les formulaires peuvent être adaptés aux différents métiers par les RH. Il est également possible de créer différentes campagnes selon les populations. « Notre objectif n’est pas de remplacer l’entretien d’évaluation mais de le rendre beaucoup plus facile à réaliser », conclut Sebastian Strehmel.
Les données sont facilement exportables afin d’obtenir des indicateurs propres aux entretiens (niveau de satisfaction, atteinte des objectifs, etc.) et une vision globale des résultats.

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