SPESENABRECHNUNG – ERFAHRUNGSBERICHT VON MANPOWER

Interview mit Pierre-Yves Cordey, Accounting & Claims Manager, Manpower Switzerland

Wie viele Mitarbeiter haben Sie? Wie viele Mitarbeiter reichen Spesenabrechnungen ein?

Wir sind in der Schweiz mit fast 300 Mitarbeitern flächendeckend vertreten. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin kann uns mehr oder weniger oft Spesenabrechnungen einreichen.

Wie haben Sie vor Notys Spesenabrechnungen diese Prozesse verarbeitet? Wo lagen Ihre Hauptschwierigkeiten?

Bevor wir uns für die Spesenabrechnungslösung von Groupe T2i entschieden haben, war unsere Bearbeitung eher herkömmlich. Der Mitarbeiter hat ein halbformatiertes Excel-Sheet ausgefüllt. Danach wurde das Dokument gedruckt und per E-Mail zusammen mit den entsprechenden Belegen verschickt.

Die Unterlagen gingen in die Buchhaltung zur Erfassung in der Buchhaltungssoftware.

Wir hatten eindeutig ein Problem mit der zweifachen Eingabe, die zu einem erheblichen Fehlerrisiko und starken Produktivitätseinbussen führte. Deswegen konzentrierten wir uns mehr auf die Aspekte der Erfassung als auf die Überprüfung und Analyse der Buchhaltungsunterlagen.

Welche Kriterien waren bei Ihrer Entscheidung ausschlaggebend?

Wir hatten den Wunsch nach Innovation und suchten nach einer in der Schweiz gehosteten Cloud-Lösung.

Wir wollten einen Partner, der unsere KMU-Organisationsstruktur versteht und Nähe zum Kunden pflegt.

Da wir in der ganzen Schweiz vertreten sind, war eine sprachliche Abdeckung mit Französisch und Deutsch unverzichtbar.

Groupe T2i mit ihrer Spesenverwaltungslösung erfüllte diese Kriterien umfassend, und neben der Benutzerfreundlichkeit und den vielen möglichen Einstellungen (Zahlungslimits, Gebührenkategorien, Zahlungsintervalle usw.) fanden wir die Möglichkeit, Firmenkarten in den Kostenerstattungsprozess einbinden zu können, interessant.

Zu Beginn fehlte dieser Lösung etwas: die Erfassung der Spesen über das Smartphone.

Groupe T2i hat sich verpflichtet, die Anwendung weiterzuentwickeln, und wir nutzen diese neue Funktion seit Anfang des Jahres.

Wie lief das Projekt ab? Welche Schnittstellen zu Ihren bestehenden Tools benötigt wurden

Wir konnten auf einen vertrauenswürdigen Partner zählen, mit dem wir eine sehr gute Zusammenarbeit hatten. Beide Seiten waren tief in dieses Projekt eingebunden.

Die geplanten Fristen und Kosten wurden eingehalten, und wir nutzen den schnellen Support bei Bedarf weiterhin.

Ihre Expertise war insbesondere bei den Schnittstellen Gold wert, die mit unseren verschiedenen Softwareprogrammen hergestellt werden mussten.

Die angelegten Benutzer und die Organisationsstruktur stammt aus unserem HRIS, die Finanzdaten werden direkt in unserer Buchhaltungssoftware eingebunden.

Schliesslich nutzen wir SSO für die Verbindung zu unseren verschiedenen Tools, und Groupe T2i hat die notwendigen Ressourcen gefunden, um sich an unsere Standards anzupassen.

Wie läuft die Nutzung heute ab? Welches Feedback liefern die Endbenutzer?

Wir haben eine hohe Akzeptanz und Zufriedenheit seitens der Anwender.

Der Mitarbeiter, der früher für die Erfassung der Spesenabrechnungen zuständig war, übernimmt nun interessantere Aufgaben mit höherem Zusatznutzen.

Welche Hauptvorteile haben Sie?

Die Bearbeitungszeit für Spesenabrechnungen verkürzte sich um 70 %, die entsprechenden Portogebühren entfallen. Die Buchhaltungsbelege werden digital gespeichert und wir müssen sie nicht mehr ablegen.

Auch das Ablaufmanagement hat sich vereinfacht. Da unsere Mitarbeitenden mehr in der Verantwortung sind, gehen die Spesenabrechnungen kontinuierlich und regelmässig zur Genehmigung ein.