Gestion des notes de frais – Témoignage de Manpower

Interview de Pierre-Yves Cordey, Accounting & Claims Manager, Manpower Switzerland

Combien d’employés comptez-vous ? Combien d’employés établissent des Notes de Frais ?

Nous sommes près de 300 employés en Suisse présents sur l’entier du territoire. Chacun/e peut être amené/e à nous faire parvenir des notes de frais plus ou moins fréquemment.

Avant d’utiliser Notys Notes de Frais, comment traitiez-vous ce processus ? Quelles étaient vos difficultés principales ?

Avant d’opter pour la solution de gestion des Notes de Frais du Groupe T2i, notre processus était plutôt classique. Le collaborateur s’occupait de remplir un fichier Excel semi-formaté. Ensuite le document était imprimé et envoyé par courrier avec les quittances correspondantes.

Les éléments étaient réceptionnés au département comptable pour une saisie dans notre logiciel comptable.

Nous avions clairement un problème de double saisie engendrant un risque d’erreur important et une forte perte de productivité. De ce fait, nos efforts étaient davantage concentrés sur les aspects de saisie plutôt que sur la vérification et l’analyse des éléments comptables.

Quels éléments ont été déterminants dans votre prise de décision ?

Désireux d’innover nous recherchions une solution cloud et hébergée en Suisse.

Nous souhaitions un partenaire qui comprenne notre organisation de type PME et qui soit proche de ses clients.

Comme nous sommes présents dans toute la Suisse, une couverture linguistique du français et de l’allemand était indispensable.

Le Groupe T2i et sa solution de gestion des Notes de Frais répondait totalement à ces critères et, outre la simplicité d’utilisation et les nombreux paramétrages possibles (limites de paiement, catégories de frais, périodicité des paiements, …), nous avons apprécié de pouvoir intégrer des cartes affaires au processus de remboursement des frais.

Initialement, un élément manquait à cette solution : la saisie via le mobile des frais.

Groupe T2i s’était engagé à faire évoluer leur application et nous profitons de cette nouvelle fonctionnalité depuis le début de cette année.

Comment s’est déroulé le projet ? Quelles interfaces étaient nécessaires avec vos outils existants

Nous avons pu compter sur un partenaire de confiance avec qui nous avons eu une très bonne collaboration. L’implication sur ce projet a été totale de notre côté tout comme du leur.

Les délais et montants prévus ont été tenus et nous continuons à profiter de leur support rapide en cas de besoin.

Leur expertise a été particulièrement appréciée pour les interfaces à réaliser avec nos différents logiciels.

La génération des utilisateurs et de la structure organisationnelle provient de notre SIRH tandis que les données financières sont intégrées directement dans notre logiciel comptable.

Enfin, nous utilisons le SSO pour la connexion à nos différents outils et Groupe T2i a su trouver les ressources nécessaires pour s’adapter à nos standards.

Comment se passe l’utilisation aujourd’hui ? Quel est le retour des utilisateurs finaux ?

Nous avons un très haut taux d’acception et de satisfaction de la part des utilisateurs.

Le collaborateur qui était en charge de la saisie des notes de frais se charge maintenant de tâches plus intéressantes et à plus haute valeur ajoutée.

Quels principaux avantages relevez-vous ?

Le temps de traitement de Notes de Frais a été diminué de 70% et les frais postaux y relatifs ont été supprimés. Les preuves comptables sont stockées numériquement et nous sommes affranchis des tâches de classement.

La gestion du flux est également simplifiée. Nos collaborateurs étant plus responsabilisés, la réception des notes de frais à valider est continue et régulière.