Wie kann man das Personalwesen auslagern?

Erkennen Sie vier Erfolgsfaktoren für das Outsourcing Ihres Personalwesens.

Ihr Unternehmen hat Bedarf an einem besseren Zeitmanagement, damit es seine Ressourcen auf strategische Aktivitäten und Aufgaben mit hohem Zusatznutzen konzentrieren kann? Ist es in Ihrem Unternehmen schwierig, ein angemessenes fachliches Niveau in Bezug auf die Löhne aufrechtzuerhalten und auf aktuellem Stand mit den Entwicklungen in der Gesetzgebung zu bleiben (Stichwort Monitoring)? Ihnen fehlt die Zeit für Ihre administrativen HR-Aufgaben oder sie nehmen Überhand und nehmen eine zentrale Rolle im Personalwesen ein? Sie möchten die Produktivität Ihrer Personalabteilung steigern?

Wenn Sie mindestens eine dieser Fragen mit «Ja» beantwortet haben, gibt es Lösungen, wie die Auslagerung des gesamten Lohnmanagements oder eines Teils davon und der administrativen HR-Aufgaben an einen externen Dienstleister. Aber das ist keine leichtfertig zu treffende Entscheidung, sie will gründlich durchdacht sein.

Als Hilfe für diese Massnahme bieten Ihnen unsere HR-Experten sechs Kriterien, die es vor der Auslagerung der Löhne zu beachten gilt.

1. Verfügen Sie über die erforderliche Zeit und die Ressourcen?

Denn die Auslagerung der Lohn- und Personalverwaltung insgesamt oder in Teilen erfordert den Einsatz von Zeit und Personalressourcen. Fast alle Abteilungen des Unternehmens müssen einbezogen werden, insbesondere die Personalabteilung, Buchhaltung/Finanzen, die IT-Abteilung sowie die Mitarbeiter und Vorgesetzten, die von den Änderungen betroffen sind. Insbesondere muss ein Projektmanager im Unternehmen die Beteiligten koordinieren, den Kontakt zum Dienstleister wahrnehmen und sicherstellen, dass das Projekt innerhalb der festgelegten Fristen und Qualitätsvorgaben abgewickelt wird. Sobald die Auslagerung abgeschlossen ist, ist es sinnvoll, regelmässig Kontakt zu Ihrem Dienstleister zu halten, um die Abläufe zu optimieren und sicherzustellen, dass die zu Beginn des Projektes festgelegten Ziele erreicht und alle Aufgaben erfüllt werden.

2. Outsourcing der Löhne will gut geplant sein

Empfehlenswert ist ein Countdown, der sich am Starttermin der Auslagerung (idealerweise am 1. Januar) orientiert. Planen Sie mit dem ausgewählten Dienstleister der verschiedenen Phasen, die für das Projekt notwendig sind, insbesondere die Bedarfsanalyse durch den Dienstleister, die Konfiguration von Werkzeugen oder Tools, Testläufe, ein eventuelles Pilotprojekt oder parallel laufende Lohnabrechnungen. So können Sie das Ressourcenmanagement bedarfsorientiert optimieren und die verschiedenen Beteiligten frühzeitig über den Zeitplan informieren.

3. Bedeutung von Test-, Pilot- und Parallelphasen

In der Testphase können Sie sich mit den neuen Tools und Verfahren vertraut machen und dabei die vorgenommenen Konfigurationen prüfen. In der Pilotphase werden die Abläufe an einer kleinen Auswahl an Beschäftigten getestet, während parallel laufende Lohnabrechnungen für das gesamte Unternehmen über Ihr aktuelles System und auf dem zukünftigen System gestartet werden. Auf diese Weise können Abweichungen in den Gehaltsabrechnungen einfach analysiert und korrigiert werden. Sobald diese Phasen erfolgreich abgeschlossen wurden, kann der Go-Live unter realen Bedingungen erfolgen.

Informieren Sie sämtliche Beteiligten vorzeitig, beziehen Sie sie in die Auswahl des Dienstleisters ein und machen Sie sie zu Botschaftern des Projekts.
Vermitteln Sie Ihren über bevorstehende Änderungen beunruhigten Mitarbeitern Sicherheit und pflegen Sie eine transparente Kommunikation zu den Auswirkungen und Änderungen im Zusammenhang mit Outsourcing. Schulen Sie die Anwender in den neuen Prozessen und Tools. Haben Sie ein offenes Ohr für Fragen von Mitarbeitenden zu Änderungen und bleiben Sie ansprechbar.

4. Unterschätzen Sie niemals das Änderungsmanagement!

Erstellen Sie einen klaren Aktion- und Kommunikationsplan für Ihr  HR- Outsourcing:

• Informieren Sie sämtliche Beteiligten vorzeitig, beziehen Sie sie in die Auswahl des Dienstleisters ein und machen Sie sie zu Botschaftern des Projekts.
• Vermitteln Sie Ihren über bevorstehende Änderungen beunruhigten Mitarbeitern Sicherheit und pflegen Sie eine transparente Kommunikation zu den Auswirkungen und Änderungen im Zusammenhang mit Outsourcing.
• Schulen Sie die Anwender in den neuen Prozessen und Tools.
• Haben Sie ein offenes Ohr für Fragen von Mitarbeitenden zu Änderungen und bleiben Sie ansprechbar.

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