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Les facteurs clés de réussite de votre projet d’externalisation de vos salaires

Paie RH

Les facteurs clés de réussite de votre projet d’externalisation de vos salaires

Votre entreprise souhaite avoir une meilleure gestion du temps au bénéfice de ses activités stratégiques et se concentrer uniquement sur des tâches à haute valeur ajoutée ? Est-il difficile pour votre entreprise  de maintenir un niveau d’expertise adéquat dans le domaine des salaires et d’être à jour (en veille) avec les évolutions légales ? Vous manquez de temps pour vos tâches administratives RH ou celles-ci prennent-elles le dessus sur le rôle central de la fonction RH ? Vous désirez accroitre la productivité de votre service RH ?

Si au moins l’une de vos réponses à cette question est « oui », des solutions existent, notamment confier l’intégralité ou partie de sa gestion des salaires et tâches administratives RH à un prestataire externe. Mais cette décision ne doit pas être prise à la légère et doit faire l’objet d’une réflexion approfondie.

Pour vous aider sans cette démarche, nos experts en RH vous proposent 6 critères à considérer avant d’externaliser sa paie.

1. Disposez-vous du temps et des ressources nécessaires ?

Choisir d’externaliser l’intégralité ou une partie de la gestion de vos salaires et administration du personnel implique un investissement en temps et ressources. La quasi-totalité des départements de l’entreprise devront être impliqués, plus particulièrement les Ressources Humaines, Comptabilité/Finance, IT ainsi que les collaborateurs et managers qui seront impactés par les changements. Un chef de projet à l’interne aura notamment la charge de coordonner les parties prenantes, faire le lien avec le prestataire et s’assurer que le projet respecte les délais et la qualité fixés. Une fois le projet de transfert achevé, il sera important d’avoir un contact régulier avec votre prestataire afin d’optimiser le fonctionnement et de s’assurer que les objectifs définis en début de projet soient atteints et couverts.

2. Bien planifier son projet

Une approche de type rétroplanning calquée sur la date de début d’externalisation (idéalement au 1er janvier) est préférable. Prévoyez avec le prestataire choisi les différentes phases nécessaires au projet, notamment l’analyse de vos besoins par le prestataire, le paramétrage de ou des outils, les tests, un projet pilote éventuel ou encore les runs parallèles de paye. Ceci vous permettra d’optimiser en conséquence la gestion des ressources et de communiquer suffisamment tôt le planning aux différentes parties prenantes.

3. Importance des phases test, pilote et runs parallèles

La phase de test vous permettra de vous familiariser avec les nouveaux outils et processus et de contrôler les paramétrages effectués. Le pilote consistera à tester les processus sur une population restreinte tandis que le run parallèle consistera à lancer les calculs de paie de l’ensemble de la société sur votre système actuel et sur le futur système. Par ce biais, il sera aisé d’analyser les écarts de résultats de paie afin de les corriger. Une fois ces phases passées avec succès, le go-live pourra être confirmé.

4. Ne sous-estimez pas la gestion du changement !

Etablissez un plan d’action et de communication clair lié au projet d’externalisation :

  • Informez suffisamment tôt l’ensemble des parties prenantes, impliquez-les dans le choix du prestataire de services et faites-en des ambassadeurs du projet
  • Rassurez vos collaborateurs sur les changements à venir et soyez transparents sur les impacts et changements liés à une externalisation,
  • Formez les utilisateurs sur les nouveaux processus et outils mis en place
  • Soyez présents pour répondre aux interrogations des collaborateurs sur les changements
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