Numériser les dossiers collaborateurs : socle incontournable de la digitalisation RH

Numériser les dossiers collaborateurs : socle incontournable de la digitalisation RH

La digitalisation des dossiers collaborateurs

De nombreuses entreprises se débattent encore avec la numérisation des dossiers collaborateurs et de leurs données RH. Selon le professeur belge François Pichault, spécialiste des nouvelles technologies et du changement organisationnel, seul 30 à 50% des entreprises disposent d’un système d’information RH (SIRH) «correct». Constat étonnant puisque les premiers logiciels SIRH sont apparus durant les années 1990. Cette difficulté qu’ont les entreprises à passer au tout numérique a plusieurs explications : manque de temps et de ressources ; multiplication des acteurs sur le marché ce qui complexifie le choix du logiciel et rend difficile l’établissement d’une feuille de route claire pour démarrer le processus de changement. En clair, les données personnelles et les dossiers collaborateurs sont encore majoritairement archivées dans des dossiers suspendus ou dans des tableaux Excel. Les employés y ont donc difficilement accès ; les données ne sont pas toujours à jour et des pertes de temps pour rechercher un dossier «perdu» ou «pas remis à sa place» sont fréquentes. Il serait cependant illusoire de vouloir contourner ce passage au tout numérique. Car disposer des données personnelles des collaborateurs sur un portail sécurisé est le socle indispensable pour réussir la digitalisation des autres processus RH. Avec cette base, les collaborateurs pourront accéder directement à leurs documents (fiches de paie, contrats et vacances notamment). Comment procéder ?

Numériser les dossiers collaborateurs

De nos jours, la reprise des données nécessite en principe de scanner les dossiers et de les intégrer dans une arborescence Windows. Passé cette première étape, la transmission des données dans un portail RH sécurisé se fait relativement facilement. Une fois en place, ce socle permettra un retour sur investissement rapide.

Plusieurs tâches seront automatisées: transmission des fiches paie, certificat de salaire et décompte vacances. Ce socle permettra ensuite de construire toute une architecture IT pour utiliser ces données de bases comme un cockpit de pilotage: plans de formation, évaluations de fin d’année, etc. Vous pourrez aussi vous lancer dans des projets Big Data (prévoir les besoins en recrutement par exemple).

 

Vous souhaitez mettre en place une gestion électronique de vos dossiers collaborateurs ?

Découvrez le module Dossiers collaborateurs et documents RH

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